BIX-sign: Firma Elettronica
BIX-sign è la soluzione di firma elettronica per la gestione dei processi approvativi con firma vincolante. Dopo aver digitalizzato un qualsiasi flusso di documento, è possibile attivare un processo di identificazione del firmatario e conferire valore probatorio alla firma digitale, garantendo così, una sottoscrizione legalmente valida per qualsivoglia tipo di documento; tale documentazione sottoscritta, potrà essere archiviata assieme alle evidenze dell’avvenuta sessione di firma.
Perché firmare digitalmente i documenti?
In un mondo sempre più “smart” e “paperless”, serve una soluzione altrettanto semplice e rapida. Ecco giungerci in aiuto la firma digitale, o firma elettronica, che ci fornisce la possibilità di siglare contratti, ordini, autorizzazioni, offerte, dichiarazioni o altra documentazione, mantenendo la veridicità di queste sottoscrizioni. Nel pieno della transizione digitale, è essenziale snellire i processi burocratici e amministrativi, attraverso la dematerializzazione dei documenti, senza però rinunciare ai principi di sicurezza e veridicità legale.
La nuova soluzione BIX-sign
La soluzione BIX-sign è la firma digitale che semplifica la gestione dei documenti da firmare, sia interni che esterni all’azienda, con piena validità legale, da qualsiasi dispositivo e luogo, in completa sicurezza.
Il processo di firma digitale con BIX-sign in 3 step:
- Step 1: l’utente riceve via mail il link (protetto da strong authentication se lo si desidera) e avvia il processo di firma elettronica; nel caso di firma elettronica Avanzata il firmatario viene identificato attraverso SPID o CIE o Intelligenza artificiale.
- Step 2: l’utente visualizza i documenti e il processo lo guida nella selezione dei campi firma (basta un clic per apporre la firma) e attraverso i campi editabili, se c’è necessità di inserire dati aggiuntivi. Alla conferma del riepilogo firme, il numero telefonico collegato alla sessione di firma viene verificato tramite codice OTP (SMS o mail) e la/e firma/e viene apposta ai documenti.
- Step 3: concluso il processo, entrambe le parti ricevono una mail per scaricare i documenti firmati. Se dotati di uno strumento per la conservazione a norma (esempio IX-CE), tutte le evidenze dell’avvenuto processo di firma e identificazione (Video, immagini, Log, risultati matematici ecc) vengono automaticamente mandati in conservazione.
Lo sapevi che…?
Stampare, controfirmare, scansionare, e ricaricare un documento lo rende giuridicamente irrilevante. Tutte le aziende lo fanno, anche più volte al giorno, e oltre alla perdita di tempo, il documento è facilmente contestabile in caso di contenzioso.
Questo problema giuridico non è da sottovalutare; nelle aule di tribunale è sempre più frequente che il CTU, e di conseguenza il giudice, disconoscano l’originalità del documento proprio perché la scansione causa un’incertezza di provenienza.
BIX-sign non interrompe mai il processo di sottoscrizione, pertanto il documento firmato permane nel flusso documentale del software che lo gestisce, garantendone la rintracciabilità in ogni suo singolo passaggio.
BIX-sign si integra con qualsiasi sistema informativo già presente in azienda e ovviamente anche con ARXivar. Inoltre il processo di firma può essere personalizzato secondo le esigenze del cliente.
Gestione Documentale e Archiviazione
ARXivar è il leader italiano in materia di gestione documentale. Grazie ad ARXivar puoi archiviare mail e documenti, legando una specifica cartella a un determinato cliente/fornitore o a una commessa. Tale processo ti permette di avere in un attimo tutto il flusso di informazioni correlato a quel soggetto. Grazie alla nuova interfaccia web di ARXivar, accedi alle informazioni ovunque tu sia e da qualsiasi device.
Basta pagare affitti per locali da adibire a depositi per tutti i faldoni cartacei, con il rischio che deperiscano o che diventino illeggibili; e soprattutto, risparmia tempo e fatica nella ricerca di quel fatidico documento di 3 anni fa…
ARXivar svolge anche l’archiviazione sostitutiva, consentendoti di liberare lo spazio occupato da chili e chili di carta, con un’archiviazione a norma di legge e con la possibilità di ricercare l’originale in formato elettronico comodamente con dei semplici clic.
Vantaggi
- Eliminazione della carta e risparmio di spazi
- Azzeramento dei costi di archiviazione e di ricerca
- Condivisione controllata dei documenti all’interno dell’azienda
- Gestione dei ruoli e permessi durante i processi aziendali
- Accessibilità da qualsiasi device e da qualsiasi luogo
Fatturazione Elettronica IX-FE e Conservazione Elettronica IX-CE
IX-FE è il servizio di fatturazione elettronica accreditato, che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da e verso aziende private, acquirenti finali e Pubblica Amministrazione; anche per i subappaltatori, come richiesto dalla nuova normativa. Il servizio IX-FE è accreditato Sogei e SdI. Essendo un sistema integrato in ARXivar, data la sua ampia diffusione, riesce a dialogare facilmente con tutti gli ERP più diffusi grazie ai molteplici connettori già disponibili.
Per la correlata conservazione a norma delle fatture elettroniche c’è il servizio complementare IX-CE che ne completa il ciclo di gestione. Il servizio IX-CE è accreditato AgID.
Processo
- Salva/Crea le fatture nel formato XML (conforme SdI)
- Firma il file XML
- Trasmette le fatture al SdI
- Gestisce Ricevute/Notifiche
- Ricerca/Consulta via Web le fatture
- Conservazione a norma le fatture
Conservazione delle PEC con IX-PEC
IX-PEC è il servizio Web personalizzabile, semplice e sicuro per l’archiviazione e conservazione a norma delle PEC.
La conservazione a norma delle PEC (Posta Elettronica Certificata) è diventata un obbligo per legge e i provider di PEC non garantiscono la loro archiviazione. Tutte le comunicazioni aventi valore civilistico (professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni) devono essere conservate a norma per un periodo di almeno 10 anni. La mancata conservazione può comportare l’impossibilità di adempiere a obblighi amministrativi/fiscali e la perdita della valenza di ammissibilità come prova nel caso di un contenzioso.
Salvare le PEC in una cartella apposita non è sufficiente; la conservazione a norma di legge attraverso processi tecnologicamente avanzati, come la marca temporale e la firma digitale, garantisce nel tempo:
- Autenticità: La PEC conservata deve corrispondere all’originale inviato e ricevuto.
- Integrità: La PEC conservata non deve essere stata alterata in alcun modo.
- Affidabilità: La PEC conservata deve essere accessibile e consultabile nel tempo.
- Leggibilità: La PEC conservata deve essere leggibile con i software comunemente utilizzati.
- Reperibilità: La PEC conservata deve essere facilmente reperibile.